Czym właściwie jest odpis aktu notarialnego?

Zacznijmy od podstaw. Akt notarialny to dokument urzędowy, sporządzany przez notariusza, potwierdzający dokonanie danej czynności prawnej (np. sprzedaż nieruchomości, darowizna, testament). Oryginał aktu notarialnego zawsze pozostaje w kancelarii notarialnej. Strony transakcji otrzymują wypisy aktu notarialnego - dokumenty mające moc prawną oryginału.

Odpis aktu notarialnego to natomiast dosłowne powtórzenie treści oryginalnego aktu, wraz z wszelkimi poprawkami i adnotacjami. Stanowi on wierną kopię dokumentu źródłowego, potwierdzoną przez notariusza lub upoważniony sąd.

W skrócie:

• Oryginał aktu notarialnego: Jeden, przechowywany u notariusza.
• Wypis aktu notarialnego: Uproszczona kopia dla stron transakcji, mająca moc oryginału.
• Odpis aktu notarialnego: Pełna, dosłowna kopia oryginału, potwierdzona urzędowo.

Kiedy możesz potrzebować odpisu aktu notarialnego?

Odpis aktu notarialnego może być niezbędny w różnych sytuacjach, m.in.:

• Utrata wypisu aktu notarialnego: Zgubienie, zniszczenie wypisu nie przekreśla możliwości udowodnienia swoich praw. Odpis stanowi oficjalne potwierdzenie treści aktu.
• Postępowania sądowe i komornicze: Odpis aktu może być wymagany jako dowód w sprawach sądowych, np. spadkowych, o podział majątku, egzekucyjnych.
• Formalności urzędowe: Niektóre urzędy (np. Urząd Skarbowy, sądy wieczystoksięgowe) mogą wymagać odpisu aktu notarialnego do realizacji określonych procedur.
• Sprawy spadkowe: Odpis aktu notarialnego, np. testamentu, jest kluczowy w postępowaniu spadkowym.
• Chęć dokładnej analizy treści aktu: Odpis pozwala na wnikliwe zapoznanie się z każdym szczegółem oryginalnego dokumentu.

Kto może uzyskać odpis aktu notarialnego?

Prawo do uzyskania odpisu aktu notarialnego mają przede wszystkim:

• Strony aktu notarialnego: Osoby, które brały udział w czynności notarialnej i podpisały akt.
• Następcy prawni stron aktu: Spadkobiercy, osoby, które nabyły prawa i obowiązki stron aktu.
• Osoby, dla których w akcie zastrzeżono prawo do uzyskania wypisu/odpisu.
• Osoby posiadające interes prawny: Osoby, które muszą wykazać, że odpis jest im niezbędny do ochrony ich praw (w niektórych przypadkach wymagana zgoda sądu).

Ważne: Notariusz ma obowiązek zachowania tajemnicy notarialnej. Odmówi wydania odpisu osobom nieuprawnionym.

Gdzie i jak uzyskać odpis aktu notarialnego? Krok po kroku

Proces uzyskania odpisu aktu notarialnego jest stosunkowo prosty, ale wymaga podjęcia odpowiednich kroków:

Krok 1: Ustal, gdzie akt notarialny został sporządzony.

• Jeśli znasz notariusza i kancelarię: Skontaktuj się bezpośrednio z kancelarią notarialną, w której akt został sporządzony. Informacje kontaktowe często znajdziesz na wypisie aktu, w dokumentach transakcyjnych lub w Internecie.
• Jeśli nie znasz kancelarii, ale wiesz, kiedy akt był sporządzony (mniej niż 10 lat temu): Spróbuj przypomnieć sobie okoliczności transakcji (np. adres nieruchomości, nazwiska stron) i skontaktuj się z notariuszami w okolicy, w której dokonywano czynności.
• Jeśli akt ma więcej niż 10 lat lub kancelaria notarialna została zamknięta: Oryginały aktów notarialnych po 10 latach przechowywania w kancelarii trafiają do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego dla siedziby kancelarii notarialnej. Skontaktuj się z odpowiednim sądem.

Krok 2: Złóż wniosek o wydanie odpisu aktu notarialnego.

• Osobiście: Udaj się do kancelarii notarialnej lub sądu.
• Pisemnie: Wyślij listownie wniosek do kancelarii lub sądu (polecamy list polecony z potwierdzeniem odbioru). Wzór wniosku znajdziesz poniżej.

Wniosek powinien zawierać:

• Twoje dane osobowe: Imię i nazwisko, adres, numer PESEL (opcjonalnie).
• Dane aktu notarialnego (jeśli znasz):
  • Nazwisko notariusza i nazwę kancelarii (jeśli znane).
  • Datę i miejsce sporządzenia aktu notarialnego.
  • Numer repertorium aktu notarialnego (jeśli znany).
  • Rodzaj czynności notarialnej (np. umowa sprzedaży, darowizna).
  • Strony aktu notarialnego (imiona, nazwiska).
• Uzasadnienie wniosku: Wyjaśnienie, dlaczego potrzebujesz odpisu aktu notarialnego i jaki masz interes prawny (jeśli nie jesteś stroną aktu).
• Informację o sposobie odbioru odpisu: Osobisty odbiór w kancelarii/sądzie, przesyłka pocztowa (na wskazany adres).
• Podpis wnioskodawcy.
• Załączniki (jeśli to konieczne): Dokument potwierdzający tożsamość, dokument potwierdzający następstwo prawne (np. akt urodzenia, akt małżeństwa, postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku), pełnomocnictwo (jeśli działa pełnomocnik).

Krok 3: Potwierdź swoją tożsamość i uprawnienie do uzyskania odpisu.

• W kancelarii notarialnej: Okażesz dokument tożsamości (dowód osobisty, paszport). Notariusz zweryfikuje Twoje dane i uprawnienie do uzyskania odpisu.
• W sądzie: Możesz zostać poproszony o dodatkowe dokumenty potwierdzające Twoje uprawnienie, szczególnie jeśli nie jesteś stroną aktu.

Krok 4: Uiść opłatę za odpis aktu notarialnego.

• Taksa notarialna: Koszt odpisu aktu notarialnego jest regulowany przepisami prawa i zależy od ilości stron dokumentu. Aktualna stawka to 6 zł netto za każdą rozpoczętą stronę + 23% VAT.
• Opłata sądowa (w archiwum sądu): Może być zbliżona do taksy notarialnej, ale warto wcześniej zapytać o dokładną kwotę.
• Sposób płatności: Gotówka, przelew bankowy (w zależności od kancelarii/sądu).

Krok 5: Odbierz odpis aktu notarialnego.

• Osobiście: W kancelarii notarialnej lub w sądzie, po okazaniu dowodu tożsamości i potwierdzenia dokonania opłaty.
• Pocztą: Jeśli wybrałeś tę opcję, odpis zostanie wysłany na wskazany adres listem poleconym. Czas oczekiwania na przesyłkę zależy od Poczty Polskiej.

Odpis aktu notarialnego online? Czy to możliwe?

Niestety, obecnie uzyskanie odpisu aktu notarialnego drogą elektroniczną w większości przypadków nie jest możliwe. Oryginały aktów notarialnych są przechowywane w formie papierowej i wymagają fizycznego dostępu do archiwum kancelarii lub sądu.

Wyjątki (bardzo rzadkie):

• Niektóre kancelarie notarialne mogą oferować wypisy elektroniczne, jeśli akt notarialny został sporządzony w formie elektronicznej i kancelaria dysponuje odpowiednią infrastrukturą. Jednak nawet w takim przypadku, odpis (pełna kopia) najczęściej wymaga osobistego stawiennictwa.
• W przyszłości, wraz z digitalizacją usług notarialnych, możliwe, że dostęp do odpisów online stanie się bardziej powszechny. Na razie jednak należy nastawić się na tradycyjną ścieżkę uzyskania odpisu.

Różnica między wypisem a odpisem aktu notarialnego - tabela porównawcza

FAQ - Najczęściej zadawane pytania o odpis aktu notarialnego

P: Ile kosztuje odpis aktu notarialnego?

Odp: Koszt odpisu aktu notarialnego to 6 zł netto za każdą rozpoczętą stronę + 23% VAT. Ostateczna cena zależy od objętości dokumentu.

P: Ile się czeka na odpis aktu notarialnego?

Odp: Czas oczekiwania na odpis aktu notarialnego może być różny i zależy od obciążenia kancelarii notarialnej lub sądu. Zazwyczaj odpis można uzyskać od ręki lub w ciągu kilku dni roboczych, szczególnie jeśli akt jest przechowywany w kancelarii. W przypadku archiwum sądowego czas oczekiwania może być nieco dłuższy.

P: Co zrobić, gdy nie wiem, gdzie akt notarialny został sporządzony?

Odp: Jeśli nie pamiętasz, w której kancelarii sporządzono akt, spróbuj przypomnieć sobie przybliżoną datę transakcji i lokalizację. Możesz skontaktować się z notariuszami działającymi w tamtym rejonie i zapytać, czy dany akt znajduje się w ich archiwum. Pomocne może być również przeszukanie dokumentów związanych z transakcją (np. korespondencji, umów przedwstępnych). W ostateczności, jeśli akt dotyczył nieruchomości, możesz spróbować uzyskać informację w Wydziale Ksiąg Wieczystych właściwego sądu rejonowego.

P: Czy mogę uzyskać odpis aktu notarialnego po 10 latach?

Odp: Tak, po 10 latach od sporządzenia aktu notarialnego, oryginały są przekazywane do archiwum ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego. Należy wtedy złożyć wniosek o odpis w sądzie.

P: Czy muszę osobiście odebrać odpis aktu notarialnego?

Odp: Nie zawsze. Wiele kancelarii notarialnych i sądów oferuje możliwość wysyłki odpisu aktu notarialnego pocztą, na wskazany adres. Przy składaniu wniosku należy zaznaczyć preferowany sposób odbioru.

P: Zgubiłem wypis aktu notarialnego. Czy odpis jest tym samym?

Odp: Tak, odpis aktu notarialnego ma taką samą moc prawną jak wypis, jeśli jest prawidłowo poświadczony przez notariusza lub sąd. Odpis skutecznie zastąpi zgubiony wypis w większości sytuacji.

Potrzebujesz odpisu aktu notarialnego? Znajdź notariusza w Twojej okolicy!

Uzyskanie odpisu aktu notarialnego nie musi być trudne. Mamy nadzieję, że nasz poradnik rozwiał Twoje wątpliwości i pomógł Ci zrozumieć cały proces. Skorzystaj z naszej porównywarki notariuszy, aby znaleźć kancelarię notarialną w Twoim mieście i szybko załatwić sprawę odpisu aktu notarialnego!