Co to jest Apostille i Kiedy Jest Potrzebne?

Apostille to poświadczenie autentyczności dokumentu urzędowego, nadawane przez właściwy organ państwa, w którym dokument został wydany. Dzięki apostille dokument zyskuje moc prawną w krajach, które są stronami Konwencji Haskiej z 1961 roku, znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Mówiąc prościej, apostille to międzynarodowa pieczęć, która potwierdza, że Twój dokument jest prawdziwy i może być używany w innym kraju.

Kiedy potrzebujesz apostille?

• Użycie dokumentu notarialnego za granicą: Jeśli zamierzasz przedstawić akt notarialny, pełnomocnictwo notarialne, odpis aktu notarialnego lub inny dokument sporządzony przez notariusza w urzędzie, sądzie, banku lub innej instytucji za granicą (w kraju sygnatariuszu Konwencji Haskiej).
• Najczęstsze przypadki:
  • Zakup lub sprzedaż nieruchomości za granicą.
  • Sprawy spadkowe międzynarodowe.
  • Formalności związane z małżeństwem lub rozwodem za granicą.
  • Postępowania sądowe i administracyjne poza Polską.
  • Ustanowienie pełnomocnika do działania za granicą.

Ważne! Apostille jest wymagane tylko w krajach, które podpisały Konwencję Haską. Jeśli kraj docelowy nie jest stroną Konwencji, konieczna może być legalizacja konsularna, która jest bardziej skomplikowaną procedurą. Listę krajów Konwencji Haskiej znajdziesz na stronie Hague Conference on Private International Law.

Rola Notariusza w Procesie Apostille - Wyjaśnienie Nieporozumień

Wiele osób szukających informacji o "apostille notariusz" zastanawia się, czy notariusz może nadać apostille. Odpowiedź brzmi: NIE, notariusz NIE nadaje apostille.

Notariusz w kontekście apostille pełni inną, kluczową rolę:

• Sporządza dokument notarialny: Notariusz jest urzędnikiem, który sporządza akty notarialne, pełnomocnictwa i inne dokumenty o mocy prawnej. To właśnie te dokumenty mogą wymagać apostille, aby były ważne za granicą.
• Uwierzytelnia podpisy i dokumenty: Notariusz może poświadczyć własnoręczność podpisu na dokumencie, sporządzić odpis dokumentu i poświadczyć jego zgodność z oryginałem. Jednak to poświadczenie notarialne samo w sobie nie jest apostille.

Proces uzyskania apostille na dokumencie notarialnym jest dwuetapowy:

1. Sporządzenie/Poświadczenie Notarialne: Najpierw musisz uzyskać dokument notarialny (np. akt notarialny sprzedaży nieruchomości, pełnomocnictwo) lub poświadczenie notarialne (np. poświadczenie podpisu na pełnomocnictwie prywatnym).
2. Uzyskanie Apostille: Następnie, aby nadać dokumentowi moc prawną za granicą, musisz uzyskać apostille. Apostille nadaje w Polsce Ministerstwo Spraw Zagranicznych (MSZ), a nie notariusz.

Krok po Kroku: Jak Uzyskać Apostille na Dokumencie Notarialnym?

Oto szczegółowa instrukcja, jak uzyskać apostille na dokumentach notarialnych w Polsce:

Krok 1: Uzyskaj dokument notarialny lub poświadczenie notarialne.

• Skontaktuj się z notariuszem. Możesz skorzystać z naszej wyszukiwarki notariuszy na [Nazwa Twojej porównywarki notariuszy] aby znaleźć notariusza w Twojej okolicy.
• Wyjaśnij notariuszowi, w jakim celu potrzebujesz dokumentu i że prawdopodobnie będziesz potrzebować apostille. Notariusz doradzi Ci, jaką formę dokumentu wybrać (akt notarialny, poświadczenie podpisu itp.).
• Sporządź dokument notarialny lub uzyskaj poświadczenie notarialne.

Krok 2: Uzyskaj poświadczenie notarialne w Sądzie Okręgowym (Krok Konieczny!).

• Ważne! Zanim złożysz wniosek o apostille w MSZ, dokument notarialny musi zostać uprzednio poświadczony przez Prezesa Sądu Okręgowego właściwego dla siedziby notariusza.
• Dlaczego to konieczne? Sąd Okręgowy dysponuje wzorami podpisów i pieczęci notariuszy, co pozwala na weryfikację autentyczności dokumentu notarialnego.
• Gdzie się udać? Do Sądu Okręgowego w okręgu, w którym znajduje się kancelaria notarialna, która sporządziła dokument. Na przykład, dla notariusza z Krakowa będzie to Sąd Okręgowy w Krakowie.
• Co zabrać?
  • Oryginał dokumentu notarialnego.
  • Dowód tożsamości.
  • Wniosek o uwierzytelnienie dokumentu notarialnego (często dostępny na stronie internetowej Sądu Okręgowego lub na miejscu).
  • Dowód uiszczenia opłaty skarbowej (opłata za uwierzytelnienie w Sądzie Okręgowym wynosi obecnie 26 zł za dokument, informacje o numerze konta znajdziesz na stronie internetowej Sądu Okręgowego).
• Czas oczekiwania: Uwierzytelnienie w Sądzie Okręgowym zazwyczaj trwa od kilku dni do tygodnia.

Krok 3: Złóż wniosek o apostille w Ministerstwie Spraw Zagranicznych (MSZ).

• Gdzie złożyć wniosek?
  • Osobiście: Referat ds. Legalizacji MSZ, Al. Szucha 23, 00-580 Warszawa (wejście od ul. Kruczej 38/42). Wymagana wcześniejsza rezerwacja wizyty online: .
  • Korespondencyjnie: Wyślij dokumenty pocztą na adres: Referat ds. Legalizacji, Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Al. Szucha 23, 00-580 Warszawa.
• Co dołączyć do wniosku?
  • Oryginał dokumentu notarialnego już po uwierzytelnieniu przez Sąd Okręgowy.
  • Wypełniony wniosek o nadanie apostille (dostępny na stronie MSZ: [Link do wniosku o apostille MSZ]).
  • Dowód uiszczenia opłaty skarbowej: Opłata za apostille wynosi obecnie 60 zł za każdy dokument. Opłatę można wnieść przelewem na konto Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy (dane konta znajdziesz na stronie MSZ lub Urzędu Miasta). Do wniosku dołącz potwierdzenie przelewu.
  • Upoważnienie (jeśli wniosek składa osoba trzecia): Jeśli nie jesteś właścicielem dokumentu i składasz wniosek w jego imieniu, dołącz pisemne upoważnienie.
  • Adres zwrotny i kontakt: Podaj adres, na który MSZ ma odesłać dokument z apostille oraz numer telefonu/adres e-mail w razie potrzeby kontaktu.
• Czas oczekiwania:
  • Osobiście: Apostille zazwyczaj wydawane jest od ręki podczas wizyty w MSZ (jeśli dokument nie wymaga dodatkowych weryfikacji).
  • Korespondencyjnie: Czas oczekiwania na apostille nadane drogą pocztową może wynosić do 30 dni.

Krok 4: Odbiór dokumentu z apostille.

• Osobiście: Odbierz dokument z apostille w Referacie ds. Legalizacji MSZ podczas umówionej wizyty.
• Korespondencyjnie: MSZ odeśle dokument z apostille listem poleconym na podany adres.

Koszt i Czas Uzyskania Apostille

• Opłata skarbowa za uwierzytelnienie dokumentu notarialnego w Sądzie Okręgowym: 26 zł za dokument.
• Opłata skarbowa za nadanie apostille w MSZ: 60 zł za dokument.
• Czas:
  • Uwierzytelnienie w Sądzie Okręgowym: 1-7 dni.
  • Nadanie apostille w MSZ (osobiście): od ręki.
  • Nadanie apostille w MSZ (korespondencyjnie): do 30 dni.

Pamiętaj! Do powyższych kosztów należy doliczyć takse notarialną za sporządzenie dokumentu notarialnego lub poświadczenie notarialne. Wysokość taksy notarialnej jest regulowana przepisami prawa i zależy od rodzaju czynności notarialnej oraz wartości przedmiotu czynności. Skorzystaj z naszego kalkulatora taksy notarialnej na [Nazwa Twojej porównywarki notariuszy] aby oszacować koszt usług notarialnych.

Apostille a Legalizacja - Różnice i Podobieństwa

Często terminy "apostille" i "legalizacja" są używane zamiennie, ale nie są to synonimy.

• Apostille: Uproszczona forma legalizacji, stosowana w relacjach z krajami sygnatariuszami Konwencji Haskiej. Jest szybsza i tańsza.
• Legalizacja konsularna: Bardziej skomplikowana procedura, wymagana w przypadku krajów, które nie są stronami Konwencji Haskiej. Wymaga uwierzytelnienia dokumentu przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych, a następnie przez konsulat kraju, w którym dokument ma być użyty.

Podobieństwo: Zarówno apostille, jak i legalizacja mają na celu poświadczenie autentyczności dokumentu urzędowego w celu użycia go za granicą.

Różnica: Apostille jest uproszczoną procedurą obowiązującą w krajach Konwencji Haskiej, natomiast legalizacja konsularna jest bardziej złożona i dotyczy krajów spoza Konwencji.

Podsumowanie i Wskazówki

Uzyskanie apostille na dokumentach notarialnych może wydawać się skomplikowane, ale z naszym przewodnikiem krok po kroku, proces ten stanie się znacznie prostszy. Pamiętaj, że:

• Notariusz sporządza dokument notarialny, ale nie nadaje apostille.
• Apostille nadaje Ministerstwo Spraw Zagranicznych (MSZ) w Warszawie.
• Przed złożeniem wniosku o apostille w MSZ, dokument notarialny musi zostać uwierzytelniony w Sądzie Okręgowym.
• Koszty apostille to opłata skarbowa za uwierzytelnienie w Sądzie Okręgowym (26 zł) oraz opłata skarbowa za apostille w MSZ (60 zł).
• Sprawdź, czy kraj, w którym zamierzasz użyć dokumentu, jest stroną Konwencji Haskiej.

Potrzebujesz notariusza? Skorzystaj z naszej porównywarki notariuszy na [Nazwa Twojej porównywarki notariuszy] i znajdź najlepszego specjalistę w Twojej okolicy! Porównaj ceny, opinie i umów się na wizytę online.

Mamy nadzieję, że ten artykuł był dla Ciebie pomocny. W razie dodatkowych pytań, skontaktuj się z nami!

FAQ - Najczęściej Zadawane Pytania o Apostille Notariusz

P: Czy notariusz może załatwić apostille za mnie?

O: Notariusz nie może nadać apostille ani załatwić formalności w MSZ w Twoim imieniu w ramach swoich standardowych usług. Możesz jednak poprosić notariusza o pomoc w przygotowaniu dokumentów i uzyskaniu poświadczenia notarialnego, co jest pierwszym krokiem do uzyskania apostille. Niektórzy notariusze mogą oferować usługi pośrednictwa w uzyskaniu apostille za dodatkową opłatą, ale nie jest to standardowa usługa notarialna.

P: Jak długo ważne jest apostille?

O: Samo apostille nie ma terminu ważności. Apostille poświadcza podpis i pieczęć urzędnika w momencie jego wydania. Jednak ważność dokumentu, do którego apostille jest dołączone, może być ograniczona czasowo (np. zaświadczenie o niekaralności). Zawsze sprawdź, czy dokument, który legalizujesz, jest nadal aktualny w momencie jego użycia za granicą.

P: Czy mogę uzyskać apostille na kserokopii dokumentu notarialnego?

O: Zasadniczo apostille nadawane jest na oryginale dokumentu urzędowego. W niektórych przypadkach, po wcześniejszym poświadczeniu notarialnym zgodności kopii z oryginałem, możliwe jest uzyskanie apostille na kopii notarialnej, ale należy to potwierdzić w MSZ. Zawsze zaleca się legalizację oryginału dokumentu notarialnego.

P: Czy muszę tłumaczyć apostille?

O: Samo apostille jest wystawiane w języku angielskim i francuskim, oprócz języka urzędowego kraju wydania (w Polsce – polskim). Zazwyczaj nie ma konieczności tłumaczenia apostille. Jednak dokument, do którego apostille jest dołączone, może wymagać tłumaczenia przysięgłego na język kraju, w którym ma być użyty. To zależy od wymagań konkretnej instytucji zagranicznej.

P: Czy opłata za apostille w MSZ jest stała?

O: Tak, opłata skarbowa za wydanie apostille przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych jest stała i wynosi obecnie 60 zł za każdy dokument. Opłata ta może ulec zmianie, dlatego zawsze warto sprawdzić aktualne informacje na stronie internetowej MSZ przed złożeniem wniosku.

P: Czy mogę złożyć wniosek o apostille online?

O: Obecnie wniosek o apostille w Polsce można złożyć osobiście lub korespondencyjnie. Nie ma możliwości złożenia wniosku online. Jednak wizytę w Referacie ds. Legalizacji MSZ można zarezerwować online .

P: Co zrobić, jeśli kraj, w którym chcę użyć dokumentu, nie jest stroną Konwencji Haskiej?

O: W takim przypadku apostille nie jest wystarczające i konieczna jest legalizacja konsularna dokumentu. Procedura legalizacji konsularnej jest bardziej skomplikowana i czasochłonna. Należy skontaktować się z konsulatem kraju docelowego w Polsce, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat wymaganej procedury legalizacji.